¿Cuál es la diferencia entre los sistemas de telefonía locales y en la nube?
La comunicación es el corazón de cualquier negocio. Ya sea que se conecte con clientes, coordine con equipos remotos o administre operaciones diarias, su sistema de telefonía tiene un papel fundamental para facilitar esa comunicación. Al elegir un plan de teléfono para negocios, el primer paso debe ser determinar si desea que sea un sistema de telefonía en la nube o un sistema local. Muchas organizaciones han estado haciendo la transición a un sistema telefónico en la nube (o un sistema telefónico híbrido) porque generalmente tienen costos iniciales más bajos, son escalables y requieren hardware y mantenimiento reducidos en comparación con los sistemas locales. De hecho, según datos recientes de Gartner, más de la mitad del gasto empresarial en TI en segmentos clave del mercado se trasladará a la nube antes del 2025.
Sin embargo, en última instancia, determinar si un sistema de telefonía local o un sistema en la nube es adecuado para su negocio depende de los requisitos, el presupuesto y las preferencias específicos de su organización. En este artículo, analizaremos las distinciones clave entre los sistemas de telefonía locales y en la nube, y le ayudaremos a determinar cuál es el adecuado para su negocio.
¿Qué es un sistema de telefonía en la nube?
Un sistema de telefonía en la nube, a veces denominado Cloud PBX (Private Branch Exchange, en inglés) o sistema VoIP (Voice Over Internet Protocol, en inglés), funciona a través de su conexión a Internet actual en lugar de hacerlo a través de una línea telefónica tradicional. El software está alojado en servidores en centros de datos seguros operados por un proveedor de servicios. Estos servidores administran el enrutamiento de llamadas, el correo de voz y otras funciones del sistema de telefonía. Cuando un usuario inicia una llamada, la solicitud se envía al servidor en la nube a través de Internet. El servidor en la nube procesa la llamada y determina la ruta adecuada.
Una de las ventajas más importantes de los sistemas de telefonía en la nube es que permiten a los usuarios hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet, un beneficio particularmente útil para trabajadores remotos y empresas con múltiples ubicaciones. Siga leyendo para obtener más información sobre los beneficios de los sistemas de telefonía en la nube.
Beneficios de los sistemas de telefonía en la nube
Escalabilidad: con los sistemas de telefonía en la nube, es fácil agregar líneas y funciones para reflejar las necesidades cambiantes de su empresa.
Funcionalidad: los sistemas de telefonía en la nube ofrecen una variedad de funciones útiles, que incluyen desvío de llamadas, correo de voz a correo electrónico, grabación de llamadas, operadoras automáticas y conferencias.
Configuración: el proceso de instalación en la nube es simple y requiere poco más que descargar el software requerido. Como la infraestructura y el software del sistema están alojados en centros de datos seguros, los propietarios de empresas no necesitan comprar ni instalar hardware físico, como los equipos tradicionales locales.
Integración: muchos sistemas de telefonía en la nube pueden integrarse con otras herramientas y software empresariales, como sistemas de administración de relaciones con clientes (CRM), correo electrónico y herramientas de colaboración.
Ahorro de costos: los costos iniciales más bajos, la ausencia de necesidad de equipos extensos y las tarifas mensuales predecibles hacen que los sistemas en la nube sean una opción económica para las pequeñas empresas.
Flexibilidad: los sistemas en la nube se administran a través de un portal en línea, lo que significa que los empleados pueden acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
Confiabilidad: debido a que la infraestructura está alojada de forma remota, en lugar de físicamente, los sistemas de telefonía en la nube son menos susceptibles a daños o interrupciones del servicio (como las causadas por desastres naturales, cortes de energía y fallas de hardware) que los teléfonos fijos tradicionales.
Sistemas de telefonía en la nube: consideraciones adicionales
Depende de la conexión a Internet: con un sistema de telefonía en la nube, si su Internet se corta, también lo hará su teléfono. Por eso, es importante elegir un proveedor de Internet confiable que ofrezca atención al cliente las 24 horas en caso de que ocurra un problema de conexión. Cuando se suscribe al servicio con Optimum Business, tendrá acceso a atención al cliente las 24 horas, los 7 días. Y si ocurre un problema, su equipo de atención al cliente comenzará a trabajar para resolverlo el mismo día, incluso si requiere una visita al lugar.
Control limitado: con un sistema en la nube, el mantenimiento y las actualizaciones las realiza su proveedor de servicios, lo que puede limitar su capacidad para hacer cambios o personalizaciones inmediatas.
Preocupación por la seguridad: los sistemas en la nube a menudo requieren cifrado sólido, controles de acceso y actualizaciones de seguridad periódicas para protegerse contra accesos no autorizados, filtraciones de datos o ataques cibernéticos a la infraestructura de la nube. Elija un proveedor de confianza y, si lo considera necesario, implemente medidas de seguridad adicionales para ayudar a proteger los datos de su empresa.
¿Qué es un sistema de telefonía local?
Un sistema de telefonía local, también conocido como sistema PBX, está alojado dentro de la ubicación física de su empresa. Este sistema es propiedad de la empresa o está arrendado por ella y se instala y mantiene en el sitio, generalmente en una sala de telecomunicaciones o centro de datos especial dentro de las instalaciones de la organización. Tener un sistema de telefonía local le brinda control total sobre el hardware y software de su sistema, como servidores, conmutadores, enrutadores y teléfonos.
Hoy en día, los sistemas de telefonía locales avanzados pueden funcionar con Internet. Por ejemplo, las empresas pueden implementar el enlace troncal del protocolo de inicio de sesión (SIP), que conecta el sistema de telefonía local a Internet a través de proveedores SIP. Es posible utilizar tecnología IP y realizar conexiones a través de Internet. La tecnología IP permite la comunicación VoIP (Voice Over Internet Protocol, en inglés), que es la transmisión de llamadas de voz mediante paquetes digitales a través de una red IP.
Obtenga más información sobre los sistemas de telefonía locales a continuación.
Beneficios de los sistemas de telefonía locales
Confiabilidad: en áreas con acceso a Internet poco confiable, los sistemas de telefonía locales pueden ser la opción más confiable, ya que no requieren una conexión a Internet para hacer o recibir llamadas.
Control y personalización: con los sistemas de telefonía locales, las empresas pueden adaptar funciones rápida y fácilmente para satisfacer necesidades comerciales específicas, sin la necesidad de esperar que un proveedor implemente cambios.
Seguridad: debido a que los sistemas de telefonía locales no están conectados a Internet, existe menos riesgo de acceso no autorizado, lo que los convierte en una excelente opción para quienes priorizan la seguridad.
Sistemas de telefonía locales: consideraciones adicionales
Costos iniciales elevados: los sistemas de telefonía locales requieren una inversión inicial en hardware e instalación, sin mencionar el espacio necesario para alojarlos. También es necesario establecer la infraestructura para la instalación, si no se ha hecho antes.
Desafíos de escalabilidad: ampliar o reducir su sistema de telefonía puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. Escalar un sistema de telefonía en el lugar puede requerir hardware y recursos adicionales, lo que lo hace más complejo y potencialmente costoso en comparación con los sistemas en la nube, que a menudo ofrecen una escalabilidad más sencilla.
Accesibilidad limitada: dado que los sistemas locales están vinculados a ubicaciones físicas, no puede acceder fácilmente a su sistema de forma remota, lo que puede ser un desafío para empresas con trabajadores remotos o múltiples ubicaciones.
Mantenimiento y conservación: los sistemas telefónicos locales requieren un mantenimiento continuo, que incluye actualizaciones de software, reparaciones o mejoras de hardware y administración general del sistema. Esto lo puede administrar el personal de TI interno o subcontratar a un proveedor.
Configuración: la instalación de un sistema de telefonía local puede llevar desde unos pocos días hasta semanas, según el tamaño de la operación. Esto incluye el tamaño de la organización, el grado de personalización requerida y la disponibilidad de recursos de TI.
Sistema de telefonía en la nube versus sistema de telefonía local: ¿cuál es el adecuado para mi negocio?
¿Aún no está seguro de qué sistema de telefonía es el adecuado para su negocio? Exploraremos los factores que debe tener en cuenta al decidir entre sistemas de telefonía locales y en la nube.
Funciones disponibles
Los sistemas de telefonía locales y en la nube ofrecen una gama similar de funciones y capacidades para las pequeñas empresas. Con el sistema en la nube de los servicios de voz comerciales alojados de Optimum, obtendrá una variedad de funciones, incluido el identificador de llamadas, el directorio de la empresa y música en espera. Nuestro plan también ofrece funciones avanzadas como comunicación con un solo número, que permite comunicarse con varios usuarios simultáneamente desde un solo número de teléfono. Esta función es particularmente útil para profesionales que necesitan mantener la accesibilidad mientras se trasladan o trabajan desde diferentes ubicaciones. Con los servicios de voz comerciales alojados de Optimum, puede agregar y quitar extensiones fácilmente o cambiar las reglas de enrutamiento de llamadas con solo unos clics.
La opción local de Optimum Business, Optimum Voice, ofrece más de 20 funciones avanzadas, que incluyen:
Llamada en espera: esta función le avisa con un tono especial que otra persona lo está llamando cuando usted está hablando por teléfono.
Búsqueda rotativa: permite que las llamadas entrantes a su línea de teléfono principal pasen a la siguiente línea disponible y, si todas las líneas están ocupadas, envía dichas llamadas al correo de voz.
Desvío de llamadas para continuidad de negocios: con esta función, usted puede desviar las llamadas a un número predeterminado durante un corte de energía o cuando se pierde la conexión con el cable módem para evitar perder sus llamadas.
Llamada en espera con música: puede seleccionar entre 12 opciones de música, especificar el tiempo máximo que desea que una persona que llama permanezca en espera y permitir que solo se ponga en espera una cierta cantidad de personas que llaman.
Todo esto garantiza que sus clientes nunca tendrán una señal de ocupado. Otras funciones como desvío de llamadas, Encontrarme y correo de voz mejorado garantizan que sus clientes siempre podrán comunicarse con usted, incluso si está trabajando de manera remota.
Requisitos de hardware
Como se mencionó anteriormente, los sistemas de telefonía en la nube no requieren la compra ni el uso de ningún hardware adicional. En cambio, los datos se transmiten a través de Internet y son administrados en su totalidad por su proveedor de servicios. Por otro lado, un sistema PBX en el lugar requiere que el hardware, como las puertas de enlace de voz, enrutadores, servidores y teléfonos, se mantenga en el lugar. Luego, todas esas piezas de hardware se conectan a través de la red interna de la organización. A diferencia de los sistemas internos que dependen de teléfonos de escritorio físicos, los sistemas en la nube utilizan teléfonos basados en software conocidos como softphones. Un softphone es una aplicación de software que se instala en un dispositivo conectado a Internet para hacer llamadas telefónicas.
Preguntas que debe considerar:
- ¿Su empresa tiene una ubicación física para instalar y mantener todo el hardware?
- ¿Ya ha invertido en un sistema en el lugar?
Budget
Los sistemas en la nube ofrecen costos iniciales más bajos, mientras que los sistemas en el lugar requieren una inversión inicial. Como los sistemas en el lugar requieren la compra y el mantenimiento de equipos físicos, esta inversión inicial puede ser significativa. Deberá comprar el equipo en sí, además de pagar su mantenimiento y actualizaciones, y encontrar espacio para guardarlo todo. Los sistemas de telefonía en la nube, por otro lado, integran los costos en su plan mensual de Internet.
La pregunta que debe considerar:
- ¿Preferiría pagar la inversión inicial de un sistema en el lugar o extender el pago con cuotas mensuales para un sistema en la nube?
Confiabilidad de Internet
Los sistemas en la nube están alojados en centros de datos seguros equipados con redundancias para ayudar a garantizar que su conexión nunca se corte. Sin embargo, si su Internet se corta, perderá la conexión. En estos casos, los sistemas en el lugar pueden ser la opción más confiable.
Si determina que un sistema de telefonía en la nube es la mejor opción para su negocio, considere elegir un proveedor de Internet que brinde servicio de Internet y capacidades de telefonía en la nube, como Optimum Business. Se beneficiará de nuestra solución LTE Wireless Failover que le ayudará a mantener sus dispositivos importantes en línea en caso de cortes de electricidad regionales.
La pregunta que debe considerar:
- ¿El servicio de Internet ofrecido por su proveedor de telefonía tiene una conexión confiable?
Escalabilidad
Si es probable que su empresa se expanda o se reduzca, la escalabilidad de un sistema en la nube podría resultar ventajosa. Escalar un sistema de telefonía en el lugar puede requerir hardware y recursos adicionales, lo que lo hace más complejo y potencialmente costoso en comparación con los sistemas en la nube, que a menudo ofrecen una escalabilidad más sencilla.
Una opción para agregar más líneas telefónicas sin comprar líneas dedicadas o hardware nuevo es la conexión troncal. Con Optimum Business Trunking, puede tener hasta 24 sesiones de llamadas simultáneas y hasta 100 números telefónicos de marcado directo de entrada (DID). Más información sobre SIP Trunking aquí.
Preguntas que debe considerar:
- ¿Cuáles son sus perspectivas de crecimiento? ¿Anticipa que necesitará más líneas telefónicas en el futuro?
Trabajo remoto
Evalúe su necesidad de tener capacidades de trabajo remoto. Si tiene empleados remotos o necesita mantener la comunicación durante emergencias, un sistema en la nube es más adecuado, porque se puede acceder a él desde cualquier lugar.
La pregunta que debe considerar:
- ¿Un sistema de telefonía remoto facilitaría la comunicación entre trabajadores y clientes?
Control
Considere cuánto control desea tener sobre su sistema de telefonía. Los sistemas en el lugar brindan más control, mientras que los sistemas en la nube requieren menos administración.
Preguntas que debe considerar:
- ¿Tiene los recursos internos, como personal de TI, necesarios para administrar un sistema de telefonía en el sitio?
- ¿Qué nivel de asistencia necesita y quiere?
En resumen, existen numerosos factores en los que debe pensar al seleccionar su sistema de telefonía. Muchas organizaciones tienden a migrar a la nube después de considerar los costos del hardware local moderno y el personal necesario para mantenerlo en funcionamiento. Sin embargo, la elección depende en última instancia de las circunstancias únicas de su organización. Un sistema de telefonía en la nube puede ser una opción adecuada para una empresa, pero no para otra que ya ha invertido mucho en su sistema de telefonía local tradicional. Para aquellos que buscan extender la vida útil de un PBX local, el sistema de telefonía en la nube es una excelente opción para integrarse en el sistema heredado existente.
Optimum Business se compromete a ayudar a que su negocio pequeño prospere. Descubra cómo podemos ayudar aún más a su negocio con nuestros consejos y recursos de comercialización .